Informacje o ochronie danych dla klientów

Poniższe informacje dotyczące ochrony danych mają na celu poinformowanie Państwa o tym, w jaki sposób wykorzystujemy Państwa dane osobowe. Postępujemy zgodnie z przepisami niemieckiego prawa o ochronie danych oraz wymogami europejskiego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Administrator danych

Jeśli mają Państwo ogólne pytania dotyczące ochrony danych w firmie Imtron lub chcą Państwo skorzystać z przysługujących Państwu praw wynikających z RODO, wystarczy wysłać do nas wiadomość. W tym celu mogą Państwo skorzystać z poniższych danych kontaktowych:

Pocztą tradycyjną:
Imtron GmbH

- Dział ochrony danych –
Media-Saturn-Straße 1
85053 Ingolstadt

E-mail: datenschutz@imtron.eu 

Kontakt z inspektorem ochrony danych 

Ponadto mają Państwo prawo zwrócić się z wszelkimi pytaniami dotyczącymi ochrony danych bezpośrednio do naszego zewnętrznego inspektora ochrony danych. Można się z nim skontaktować w następujący sposób: 

Pocztą:
Dr Christian Borchers

c/o datenschutz süd GmbH
Wörthstraße 15
97082 Würzburg

E-mail: MMS-DSB@datenschutz-sued.de

Cele przetwarzania i podstawy prawne przetwarzania Państwa danych osobowych

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w następujących celach:

1. Obsługa klienta

Jeśli kontaktują się Państwo z nami telefonicznie, pocztą elektroniczną lub tradycyjną, np. w celu uzyskania informacji o naszych produktach, w sprawie części zamiennej lub naprawy lub w związku z wycofaniem produktu, przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu rozpatrzenia Państwa sprawy i udzielenia odpowiedzi na Państwa zapytanie.

W tym celu przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne,
• dane kontaktowe,
• dane dotyczące umowy i rozliczeń,
• inne treści komunikacyjne niezbędne do wyjaśnienia sprawy lub realizacji zlecenia.

Państwa dane są przetwarzane w celu zarządzania Państwem jako klientem w naszych systemach oraz wypełnienia wobec Państwa istniejących zobowiązań umownych. Ponadto przechowujemy Państwa dane w celu dochodzenia, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO.

O ile wyraziłeś na to wcześniej zgodę, nagrywamy poszczególne rozmowy telefoniczne w celu zapewnienia jakości oraz szkolenia doradców klienta. Zgoda jest udzielana za pośrednictwem systemu dialogowego i jest dokumentowana wraz z odpowiednimi danymi połączenia. Przetwarzamy Twoje dane w celach szkoleniowych i związanych z zapewnieniem jakości w celu ulepszenia naszych usług.

Ponadto – o ile wyrażą Państwo na to zgodę – bezpośrednio po rozmowie telefonicznej zostaną Państwo zapytani o poziom zadowolenia z obsługi klienta. Ocena ta służy zapewnieniu jakości i jest przez nas przechowywana w formie zanonimizowanej.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Mają Państwo prawo w każdej chwili wycofać udzieloną zgodę ze skutkiem na przyszłość (patrz sekcja „Państwa prawa”).

W ramach obsługi klienta możemy w razie potrzeby korzystać ze sztucznej inteligencji („AI”) w celu szybszego i bardziej efektywnego rejestrowania, przetwarzania i/lub odpowiadania na zapytania klientów. Nie dochodzi do wykorzystania danych wykraczającego poza cel przetwarzania Państwa sprawy, ani przez nas, ani przez zatrudnionych przez nas usługodawców, którzy w ramach przetwarzania na zlecenie są ściśle związani umową i zobowiązani do przestrzegania naszych instrukcji. Nie dochodzi również do automatycznego podejmowania decyzji ani profilowania.

W przypadku korzystania z botów telefonicznych (AI) w naszej infolinii, to, co Państwo mówią, jest krótkotrwale nagrywane w celu natychmiastowego przepisania na tekst. Na podstawie otrzymanego tekstu bot tworzy odpowiednią odpowiedź w formie tekstowej, która z kolei jest przekształcana tak, aby mogła zostać odtworzona jako mowa.

Przetwarzanie Państwa danych w ramach obsługi klienta odbywa się w celu wypełnienia zobowiązań umownych lub podjęcia działań przedumownych. Przetwarzanie odbywa się również regularnie w oparciu o nasz uzasadniony interes w zakresie sprawnego rozpatrywania zapytań klientów oraz w celu udokumentowania prowadzonej korespondencji.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO.
 

2. Chatbot Imtron (Interactive Instruction Manual)

Na naszej stronie internetowej udostępniamy Państwu wsparcie w postaci chatbota (Interactive Instruction Manual firmy Imtron). Odwiedzający stronę internetową mogą uzyskać dostęp do chatbota za pomocą kodu QR dołączonego do produktów w formie drukowanej lub poprzez ręczne wpisanie adresu URL w przeglądarce internetowej i zadawać tam pytania dotyczące konkretnych produktów, ogólnych informacji lub wsparcia technicznego. Z chatbota Imtron można również korzystać za pomocą mikrofonu, wprowadzając polecenia głosowe; przetwarzanie głosu użytkownika lub przekształcanie mowy na tekst nie odbywa się w naszych systemach, lecz wyłącznie w środowisku użytkownika (tj. w jego systemie operacyjnym lub przeglądarce).

Chatbot działa w oparciu o sztuczną inteligencję („AI”) i generuje odpowiedzi jako tekstowy, automatyczny system dialogowy na podstawie różnych udostępnionych źródeł danych.

Do efektywnego korzystania z chatbota Imtron nie jest wymagane wprowadzanie danych osobowych i zgodnie z warunkami użytkowania nie jest to dozwolone. Jeśli jednak podczas korzystania z chatbota Imtron zostaną wprowadzone dane osobowe (tzw. narzucone dane osobowe), będą one przetwarzane w zakresie opisanym poniżej.

Historie czatów są przechowywane przez 30 dni i analizowane w tym okresie. Zapisane historie czatów są wykorzystywane do ciągłego ulepszania i rozwoju chatbota Imtron. Nie wiąże się to z żadnym szkoleniem ani uczeniem maszynowym chatbota Imtron. Analiza służy również ulepszaniu naszych produktów. Przechowywanie danych służy ponadto zapewnieniu odpowiedniej przejrzystości oraz ochronie firmy Imtron w przypadku roszczeń prawnych.

Podczas interakcji z chatbotem Imtron gromadzone są również techniczne metadane i informacje nieosobowe, takie jak data i godzina, liczba wiadomości, liczba pozytywnych i negatywnych ocen oraz identyfikator sesji (unikalny identyfikator dla każdego zapytania).

Podstawą prawną przetwarzania wyżej wymienionych danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Przetwarzanie odbywa się w oparciu o nasz uzasadniony interes w udostępnianiu chatbota Imtron lub powiązanych z nim usług oraz udzielaniu jak najlepszych odpowiedzi na zadane pytania, a także w rejestrowaniu, zapewnianiu jakości i dalszym rozwoju naszych produktów i procesów.
 

3. Sponsoring

W zakresie, w jakim zapewniamy nagrody w konkursach i innych akcjach marketingowych organizowanych przez spółki należące do grupy lub zewnętrznych partnerów, przetwarzamy Państwa dane kontaktowe w celu powiadomienia o wygranej oraz wysłania nagrody zgodnie z odpowiednimi warunkami uczestnictwa. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeśli wyraziłeś na to wyraźną zgodę, mamy prawo podać imię i nazwisko lub konto w mediach społecznościowych zwycięzcy. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
 

4. Pliki dziennika, pliki cookie, usługi analizy sieciowej, identyfikatory i retargeting
W przypadku odwiedzenia naszej strony internetowej przetwarzane są najpierw dane dotyczące połączenia internetowego, które przeglądarka użytkownika przekazuje do naszego serwera. Nasza strona internetowa rejestruje przy każdym wywołaniu szereg ogólnych danych i informacji, które są tymczasowo zapisywane w plikach dziennika serwera. Plik dziennika jest tworzony w ramach automatycznego protokołu przetwarzającego systemu komputerowego. Rejestrowane mogą być m.in.:

• Dostęp do strony internetowej (data, godzina i częstotliwość)

• Sposób, w jaki użytkownik trafił na stronę (poprzednia strona, hiperłącze itp.)

• Ilość przesłanych danych

• Jakiej przeglądarki i jej wersji używasz

• System operacyjny, z którego korzystasz

• Z jakiego dostawcy usług internetowych korzystasz

• Twój adres IP, który Twój dostawca usług internetowych przypisuje Twojemu komputerowi podczas połączenia z Internetem.

Podstawą prawną przetwarzania tych danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub lit. b RODO oraz § 25 ust. 2 nr 2 TDDDG (ustawa o ochronie danych w telekomunikacji i usługach cyfrowych), ponieważ przetwarzanie tych danych jest niezbędne do działania strony internetowej w celu zapewnienia jej funkcjonalności i prawidłowego wyświetlania treści. Ponadto dane te służą nam do optymalizacji naszej strony internetowej oraz zapewnienia bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych.

W celu poprawy funkcjonalności, analiz, personalizacji treści i reklam na naszej stronie internetowej oraz stronach osób trzecich (retargeting), a także w celu zapewnienia pełnego doświadczenia zakupowego, stosujemy pliki cookie, narzędzia analityczne i inne technologie. W tym celu korzystamy z rozwiązań opracowanych przez nas samych lub stosujemy rozwiązania dostawców usług. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a, art. 7, częściowo art. 49 ust. 1 lit. a RODO oraz § 25 ust. 1 TDDDG. 

Odbiorcy danych

W poszczególnych przypadkach Państwa dane są przekazywane wymienionym poniżej odbiorcom (zleceniobiorcom i partnerom współpracującym). Wymagamy od wszystkich odbiorców zapewnienia bezpieczeństwa Państwa danych osobowych oraz przetwarzania ich zgodnie z obowiązującym prawem.

1. Spółki powiązane

Spółki powiązane z nami w ramach MediaMarktSaturn Retail Group otrzymują Państwa dane, o ile jest to konieczne do zapewnienia przez nas wszystkich usług w zakresie marek własnych.

W celu przeprowadzenia likwidacji szkody przekazujemy w szczególności dane do sklepu stacjonarnego lub internetowego sieci MediaMarkt i Saturn, w którym zakupili Państwo nasz produkt, a także do działów prawnych i ubezpieczeniowych grupy w celu rozpatrzenia reklamacji, spraw dotyczących odpowiedzialności za produkt oraz wycofania produktów z rynku.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. c RODO.

2. Podmioty trzecie i podmioty przetwarzające dane

Aby móc wypełniać nasze zobowiązania umowne i ustawowe, korzystamy również z usług zewnętrznych dostawców. Państwa dane mogą być przekazywane m.in. następującym odbiorcom:

• partnerom współpracującym, o ile jest to konieczne w ramach rozpatrywania spraw dotyczących rękojmi/gwarancji oraz napraw,

• do Capita West GmbH, Nassauer Ring 39-41, 47803 Krefeld, w związku z usługami call center,

• usługodawcom, np. w celu wysyłki paczek i listów lub realizacji płatności,

• podmiotom przetwarzającym dane w rozumieniu art. 28 RODO, np. w celu zapewnienia funkcjonowania naszego systemu informatycznego,

• w przypadku, gdy nie uregulują Państwo zaległych należności pomimo upomnienia, możemy przekazać dane niezbędne do przeprowadzenia windykacji podmiotowi świadczącemu usługi windykacyjne w celu windykacji powierniczej. 

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO.

Przekazywanie danych do państw trzecich

Przywiązujemy dużą wagę do przetwarzania Państwa danych na terenie UE. Może się jednak zdarzyć, że w ramach administracji, rozwoju i obsługi systemów informatycznych, a także marketingu i komunikacji z klientami, korzystamy z usług dostawców, którzy przetwarzają dane poza UE („państwa trzecie”). W krajach tych, pomimo starannego doboru i zobowiązań usługodawców, nie można w sposób bezwzględny zagwarantować wysokiego europejskiego poziomu ochrony danych. W przypadku przekazania danych do USA istnieje na przykład ryzyko, że dane te mogą być przetwarzane przez organy amerykańskie w celach kontrolnych i monitorujących, bez możliwości skorzystania ze skutecznych środków prawnych lub egzekwowania wszystkich praw osób, których dane dotyczą.

W przypadku korzystania z usług dostawców w państwach trzecich, w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych podczas przekazywania danych osobowych, podejmujemy dodatkowe środki zgodnie z art. 44 i następnymi RODO, gwarantując w ten sposób, że przekazanie danych jest zasadniczo dopuszczalne oraz że spełnione są szczególne warunki przekazania do państwa trzeciego (np. poprzez zawarcie standardowych umów UE oraz dodatkowych gwarancji, uzupełniające środki techniczne i organizacyjne, takie jak szyfrowanie lub anonimizacja).

Jeśli ewentualne przekazanie danych odbywa się na podstawie Państwa zgody, złożenie oświadczenia jest dobrowolne. Obejmuje ono wówczas również Państwa zgodę zgodnie z art. 49 ust. 1 lit. a RODO na przetwarzanie danych poza EOG, np. w USA. Mogą Państwo w każdej chwili wycofać tę zgodę, jak opisano w sekcji „Państwa prawa”.

Okres przechowywania i rutynowe usuwanie danych osobowych

Przetwarzamy i przechowujemy Państwa dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania lub w zakresie przewidzianym przez przepisy ustawowe lub wykonawcze. Po ustaniu lub realizacji celu Państwa dane osobowe zostaną usunięte lub zablokowane. Na przykład nagrania rozmów telefonicznych są automatycznie usuwane po upływie sześciu miesięcy.

W przypadku zablokowania dane zostaną usunięte, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe lub umowne terminy przechowywania.

Państwa prawa

Oczywiście w związku z gromadzeniem Państwa danych przysługują Państwu prawa, o których chętnie Państwa tutaj poinformujemy. Zgodnie z przepisami prawa mają Państwo prawo

• do uzyskania od nas informacji o danych osobowych, które Państwa dotyczą (art. 15 RODO)

• do sprostowania (art. 16 RODO)

• do usunięcia danych (art. 17 RODO)

• do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)

• do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

• do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO) Jeżeli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionych interesów zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania zgodnie z art. 21 RODO.

• do cofnięcia udzielonej zgody (art. 7 ust. 3 RODO) Jeśli Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed cofnięciem.

   

Jeśli chcą Państwo skorzystać ze swoich praw*, wystarczy wysłać wiadomość do naszego inspektora ochrony danych:

Pocztą tradycyjną:

Imtron GmbH

- Dział ochrony danych -
Media-Saturn-Straße 1

85053 Ingolstadt

Niemcy

E-mail:

datenschutz@imtron.eu

*W celu zapewnienia Państwu bezpieczeństwa, w przypadku dochodzenia przez Państwa swoich praw (np. wniosków o udzielenie informacji lub żądań usunięcia danych) jesteśmy zobowiązani do uzyskania dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia Państwa tożsamości, aby np. nie ujawniać danych osobowych osobom nieuprawnionym lub nie usuwać takich danych. W przypadku, gdy identyfikacja nie będzie możliwa, będziemy zmuszeni odmówić rozpatrzenia takich wniosków w razie wątpliwości co do Państwa tożsamości.

• Skarga do organu nadzorczego

Jeśli przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych lub w inny sposób naruszono Państwa prawa w zakresie ochrony danych, mogą Państwo złożyć skargę do organu nadzorczego.

Linki do stron internetowych innych firm

Nasza strona internetowa zawiera linki do stron internetowych innych firm. Nie ponosimy odpowiedzialności za środki ochrony danych na zewnętrznych stronach internetowych, do których można przejść za pomocą tych linków. Prosimy o zapoznanie się z polityką prywatności tych zewnętrznych stron internetowych.

Zmiany w polityce prywatności

Aby zapewnić, że nasza polityka prywatności zawsze odpowiada aktualnym wymogom prawnym, zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w dowolnym momencie. Dotyczy to również sytuacji, w której polityka prywatności musi zostać dostosowana ze względu na nowe lub zmienione oferty lub usługi.

Stan na: lipiec 2025 r.